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FAQ zu Unify Office

Wenn etwas nicht funktioniert oder Sie haben eine Frage zu Unify Office, dann haben wir hier einige Lösungen zusammengestellt, die Ihnen helfen können. 

Allgemeine Fragen

Welche App's kann ich als Unify Office Kunde nutzen?

Das Produkt Unify Office ist eine Partnerschaft mit Atos und RingCentral. Für unser Produkt Unify Office müssen Sie die RingCentral App herunterladen und verwenden. Die Unify Office Apps sind eigene Apps der Atos und können hier nicht verwendet werden. 

Kann man alle Funktionen der Unify TK-Anlage weiterverwenden? 

Grundsätzlich können Sie die meisten Funktionen weiterverwenden.

Einige klassische TK-Anlagen Funktionen werden allerdings netzseitig (lokal auf den Endgeräten schon) noch nicht unterstützt (z.B. Rufweiterleitung, Anrufliste, Persönliches Adressbuch).

Kann man die Funktionen alle per Selbstadministration einrichten?

Ein Zugriff auf die Einstellungen bekommen Sie. Für die komplexeren Funktionen wie Gleichzeitiges Klingeln oder Chef-Sek-Funktion (Assistenzfunktion) raten wir Ihnen den Telekom Service zu kontaktieren. Hier wird Ihnen bei der manuellen Einrichtung geholfen.

Welche Berechtigungen bekommt man als Kunde im Unify Office ServiceWeb?

Der Administrator des Kunden bekommt die Rollen "Kunden Admin" mit eingeschränkten Berechtigungen. Darunter fällt unter anderen, dass Benutzer mit der Kunden Rolle nur in der Rolle "Standard International" angelegt werden. Sind andere Rollen gewünscht, kontaktieren Sie den Telekom Service.

Haben Sie Fragen zu CompanyFlex?

Auf der Hauptseite der Direkthilfe finden Sie Fragen und Antworten zum Thema: CompanyFlex.

Kann man die verschiedenen Editionen in einem Unify Office Tenant auch mischen (zum Beispiel 10 mal Standard und 5 mal Premium? 

Das ist derzeit noch nicht möglich. An einer Lösung wird gearbeitet. 

Welche Abhängigkeiten gibt es zwischen den Editionen und den zubuchbaren Optionen? 

Die Buchungsregeln sind in dem folgenden Bild dargestellt: 


Kann Unify Office auch außerhalb Deutschlands genutzt werden? 

Der Vertragspartner der Telekom für Unify Office muss seinen Sitz in Deutschland haben. Die Nutzung von Unify Office ist jedoch weltweit möglich, sofern die entsprechenden Server über das Internet erreichbar sind, ausreichend Bandbreite zur Verfügung steht und Traffic nicht bewusst geblocked wird. 

Fragen zur Bereitstellung

Ich habe keine Email mit einem Aktivierungslink bekommen, obwohl der Administrator ihn gesendet hat. 

Sehen Sie auch in Ihrem Spamordner nach, und bitten Sie Ihren lokalen Email-Systemadministrator um Überprüfung, ob die Mail vllt. in einem zentralen Quarantäne-Ordner gelandet sein könnte: 

Ansonsten bitte Sie Ihren Administrator, den Aktivierungslink erneut zu versenden.  

Mein Aktivierungslink funktioniert nicht. Woran kann das liegen? 

Der Aktivierungslink hat eine Gültigkeit von 48 Stunden. Wenn der Link abgelaufen ist, bitte Sie Ihren Administrator ihn erneut zu versenden.  

Sind Sie der Kunden-Administrator ("Hauptnutzer") und Ihr eigener Bereitstellungs- / Aktivierungslink bei der Ersteinrichtung ist abgelaufen, bitten Sie den Telekom Service den Link erneut zu versenden. 

Warum muss jeder Benutzer mit einer eindeutigen Email Adresse bei Unify Office angemeldet werden? 

Jeder Benutzer muss von Beginn an eindeutig vom System identifizierbar sein. Dies wird dadurch erreicht, dass Registrierungen nur mit einer persönlichen Email Adresse erfolgen können.  

Für Benutzer die sich ggf. E-Mail-Postfächer teilen, können Sie jedoch entsprechende Weiterleitungen einrichten, sofern die Adresse der Weiterleitung im Zustell-Postfach ersichtlich ist. 

Fragen zur Verwaltung / Administration 

Kann die Rolle eines Administrators auf einzelne Standorte begrenzt werden? 

Ja. Mit der Premium Edition können Sie Administrator-Rechte auf konfigurierbare Standorte einschränken. 

Fragen zum Bereich Message

Wie antworte ich auf eine Nachricht, die schon weiter in der Vergangenheit liegt und diese zusammen mit meiner Antwort wieder nach vorne in den Verlauf schieben möchte? 

  • Scrollen Sie im Verlauf nach oben bis zu der Nachricht auf die Sie antworten möchten.
  • Gehen Sie mit dem Cursor über das Datum der Nachricht.
  • Im nun erscheinenden Mouse-over Menü klicken Sie auf Zitat.
  • Die ursprüngliche Nachricht wird nun ans Ende des Verlaufs kopiert, zusammen mit einem neuen Nachrichtenfeld für Ihre Antwort.

Wo kann ich einstellen, welche Benachrichtigungen ich beim Eintreffen neuer Nachrichten erhalten möchte? 

  • Klicken Sie links unten in der Desktop- oder Web-App auf das Symbol Einstellungen
  • Wählen Sie links oben den 2. Menüpunkt "Benachrichtigungen und Töne". 
  • Hier können Sie Desktop-Benachrichtigungen, Benachrichtigungstöne und Benachrichtigungs-E-Mails Ihren Wünschen entsprechend einstellen.
Fragen zum Bereich Video 

Ich möchte für Videoanrufe einen anderen Klingelton als für Telefonanrufe. Geht das? 

  • Klicken Sie links unten in der Desktop- oder Web-App auf das Symbol Einstellungen.
  • Wählen Sie links oben den 2. Menüpunkt "Benachrichtigungen und Töne". 
  • Hier können Sie sowohl unterschiedliche Klingeltöne auswählen, als auch festlegen welche Audiogeräte zur Anrufsignalisierung verwendet werden sollen. 

Wo finde ich die Grundeinstellungen für ein Videomeeting, zum Beispiel den Warteraum oder den virtuellen Hintergrund? 

  • Klicken Sie links unten in der Desktop- oder Web-App auf das Symbol Einstellungen.
  • Wählen Sie links oben den 5. Menüpunkt "Video". 
  • Hier können Sie alle Einstellungen für Videomeetings vornehmen (sofern Ihr Administrator nicht andere Vorgaben gemacht hat).


Fragen zum Bereich Phone 

Was wird benötigt, um ein Papierfaxgerät anschließen zu können? 

Für ein Papierfaxgerät wird benötigt: 

  • Eine Lizenz der jeweiligen Unify Office Edition 
  • Ein freier Port an einem Analog- / IP Adapter (ATA) 

Hinweis: Ab der Standard Edition ist in Unify Office standardmäßig auch ein Faxserver enthalten (eine Haupt-Faxrufnummer für das Unternehmen, sowie auf Wunsch weitere für Mitarbeiter:innen, Teams oder Abteilungen). 

Wird bei mehreren Standorten ein offener Rufnummernplan unterstützt? 

Ja, das ist möglich mit der Premium Edition von Unify Office. Sie können dann beliebige Nebenstellen-Rufnummern je Standort vergeben, zum Beispiel die „100“ in jeder Filiale für den jeweiligen Filialleiter. Die Eindeutigkeit der Rufnummern im Gesamtsystem wird durch die vollständige E.164-Rufnummer bzw. durch Standort-Prefixe sicher gestellt. 

Wo finde ich meine persönlichen Einstellungen (Voicemail, Begrüßung, Routing eingehender Anrufe) für Telefonie? 

  • Klicken Sie links unten in der Desktop- oder Web-App auf das Symbol Einstellungen.
  • Wählen Sie links oben den 5. Menüpunkt "Telefon"
  • Hier können Sie alle Einstellungen für Ihre Telefon-Nebenstelle vornehmen.

Ich möchte zusammen mit meinem Team die Team-Besetztanzeige (Head Up Display, "HUD") nutzen. Wie geht das? 

Um das HUD zu aktiveren, tun Sie folgendes (vorausgesetzt, Ihr Administrator hat die HUD-Nutzung in Ihrem Tenant nicht global deaktiviert): 

  • Klicken Sie links unten in der Desktop- oder Web-App auf das Symbol Einstellungen. 
  • Wählen Sie links oben den 5. Menüpunkt "Telefon". 
  • Schieben Sie den Schalter rechts neben "HUD" nach rechts. 
  • Optional können Sie hier angeben, ob Sie einen Klingelton hören möchten wenn ein Teammitglied angerufen wird.

Das HUD ist jetzt unter der Registerkarte "Phone" als Ordner zu sehen. 

Wie funktioniert der Notruf (110 / 112) bei Unify Office und CompanyFlex? 

Der Notrufstandort wird verbindlich und eindeutig durch die Konfiguration des CompanyFlex Anschlusses festgelegt, in der Regel der Sitz und die Adresse des Unternehmens oder der Unternehmensfiliale. Dieser Standort wird beim Absetzen eines Notrufes übermittelt. 

Sind Sie nicht am Standort ("nomadischer Nutzer") und setzen über Unify Office einen Notruf ab, erhalten Sie eine Verbindung zur Notrufzentrale des registrierten Notrufstandorts. 

Tätigen Sie daher im Notfall vorzugsweise einen "normalen" Telefonanruf über Ihr Mobiltelefon (d.h. nicht über die Unify Office / RingCentral App), damit sichergestellt ist, dass Ihr aktueller Standort übertragen wird und stets die lokale Notrufleitstelle Ihren Anruf entgegennimmt.